Het borgen van adviezen en communicatie

Het is niet alleen belangrijk om als OR intern scherp te blijven, maar ook om de organisatie (achterban) actief te betrekken bij de resultaten van het advieswerk.

Hierbij een praktische aanpak die de OR kan hanteren om de aandacht voor de adviezen en afspraken levend te houden. Een publicatie of interne communicatie kan bijvoorbeeld als volgt worden opgebouwd:

Begin met een korte en duidelijke beschrijving van de aanleiding. Wat was het onderwerp waarover advies is gevraagd? Waarom was dit relevant voor de organisatie en de medewerkers? Geef context, zodat iedereen begrijpt waar het over gaat.

Voorbeeld:

"De directie heeft voorgesteld om de werktijden flexibeler in te richten. Dit zou betekenen dat medewerkers zelf hun rooster kunnen bepalen binnen bepaalde kaders. De OR is gevraagd om hierover advies uit te brengen, omdat dit grote gevolgen kan hebben voor de werk-privébalans en de operationele processen."

Leg uit welke overwegingen de OR heeft gemaakt en wat het advies is geweest. Wat waren de belangrijkste punten die de OR heeft benadrukt? Waarom heeft de OR deze standpunten ingenomen? Wees transparant over de afwegingen en eventuele verschillen in visie.

Voorbeeld:

"De OR heeft ingestemd op het voorstel, omdat flexibele werktijden kunnen bijdragen aan een betere werk-privébalans. Wel hebben we benadrukt dat er duidelijke afspraken moeten komen over de beschikbaarheid van teams en de continuïteit van de dienstverlening. Daarnaast hebben we aangedrongen op een pilotfase, zodat we de effecten kunnen monitoren voordat we definitieve besluiten nemen."

Geef concreet weer welke afspraken er zijn gemaakt met de bestuurder of directie. Wat zijn de vervolgstappen? Wie is verantwoordelijk voor welke acties? En wat is de tijdlijn? Dit zorgt voor helderheid en maakt het voor medewerkers duidelijk wat ze kunnen verwachten.

Voorbeeld:

"Na overleg met de directie zijn de volgende afspraken gemaakt: 

• Er komt een pilot van 6 maanden, waarbij 2 afdelingen starten met flexibele werktijden.
• De OR krijgt maandelijks inzicht in de ervaringen en eventuele knelpunten.
• Na de pilot wordt geëvalueerd en besluiten we gezamenlijk over een eventuele uitrol naar de hele organisatie."

Sluit af met een oproep aan de medewerkers. Vraag om hun input, ervaringen of vragen. Moedig hen aan om contact op te nemen met de OR als ze ideeën of zorgen hebben. Dit versterkt niet alleen de betrokkenheid, maar biedt de OR ook waardevolle informatie voor eventuele vervolgstappen.

Voorbeeld:

"Wij horen graag jullie ervaringen en ideeën over de flexibele werktijden. Heb je vragen, opmerkingen of suggesties? Neem dan contact op met de OR of tijdens ons volgende spreekuur. Samen kunnen we ervoor zorgen dat dit voorstel goed aansluit bij de behoeften van iedereen!"

Waarom werkt dit?

• Focus behouden: Door regelmatig te communiceren over de voortgang en afspraken, blijft het onderwerp levend binnen de OR en de organisatie.
• Zichtbaarheid van de OR: Medewerkers zien dat de OR actief is en dat hun belangen serieus worden genomen.
• Goede PR: Transparantie en betrokkenheid versterken het vertrouwen in de OR en de organisatie.
• Feedbackloop: Collega’s voelen zich gehoord en kunnen bijdragen aan het proces.
• Praktische tips voor uitvoering: