De business case bij advies- en instemmingsaanvragen
Elke beslissing genomen binnen een organisaties, wordt financieel onderbouwd. Ook wel de business case genoemd. Toch blijkt dat veel advies- en instemmingsaanvragen weinig tot geen financiële informatie bevatten. Dit is HET moment om als OR-informatie op te vragen en het gesprek aan te gaan.
Wat is een business case?
De term business case is een container begrip. Er worden allerlei soorten documenten en inzichten mee bedoeld. Het kan een lijvig besluitvormingsdocument zijn, waarin alle voors, tegens en risico’s van een complex project in detail worden uitgewerkt. Aan de andere kant kan het een bijlage zijn van een strategisch plan. Of het is een simpele kosten-batenanalyse ‘op de achterkant van een sigarendoosje’.
In de kern is een business case de financiële onderbouwing van een voorgenomen besluit. Het gaat om een verandering die gericht is op het invoeren van een vernieuwing, een verbetering of het stoppen van iets. Deze verandering en daarmee het voorstel, project, idee of advies kan dus worden gezien als een investering.
Waarom een business case?
De business case is een onderdeel van het business plan. Daarin wordt aangegeven wat de strategische doelen zijn van de organisatie en de wijze waarop dit wordt gerealiseerd. De business case is vervolgens een gestructureerde manier van denken waarbij alle, voor het besluit, relevante financiële zaken op een overzichtelijke manier worden gepresenteerd. Een onderbouwing van nut en noodzaak en de verwachte resultaten in inspanning, tijd en geld. Je kunt het zien als een voorstel aan een organisatie om de investering (in tijd, geld) te doen. Het is daarmee een document op basis waarvan een afgewogen besluit kan worden genomen.
Door vooraf inzicht te geven in de kosten en opbrengsten van de investering, kan de business case ook de functie krijgen van een budget. Het geeft richting aan de activiteiten om de plannen uit te voeren, het legitimeert en alloceert mensen en middelen die daarvoor nodig zijn. Hierdoor kan de investering ook regelmatig worden geëvalueerd.
Als een bestuurder een besluit wil nemen, lijkt het onzinnig om dat te doen, zonder een deugdelijke onderbouwing. Een business case (of hoe het dan ook wordt genoemd), moet dus onderdeel zijn van een advies- of instemmingsaanvraag.
Opbouw van de business case
In feiten geeft de business case inzicht in twee vragen: 1. past het voornemen binnen de langere termijn plannen? En 2. Welke bedrijfseconomische voor- of nadelen heeft het voornemen? Op basis van die twee inzichten kan een gedegen besluit worden genomen.
Daarbij is niet gezegd dat een voornemen altijd tot een positief resultaat moet leiden. Ook bij negatieve bedrijfseconomische gevolgen kunnen er andere afwegingen zijn die het besluit toch rechtvaardigen (zoals sociaal maatschappelijk, marketing of strategische argumenten).
Een business case bevat veelal de volgende informatie:
- Achtergrond en redenen voor de investering.
- De bijdrage van de investering aan de organisatiedoelstellingen.
- Alternatieven die zijn overwogen.
- Organisatorische, technologische en personele gevolgen van de investering.
- Een tijdsplanning en overzicht van de belangrijkste mijlpalen.
- De belangrijkste risico’s, de kans daarop en de impact daarvan, inclusief een scenario-analyse.
- De financiële en niet-financiële baten van de investering.
- De benodigde investering in tijd, geld en andere middelen.
- Een analyse van kosten en opbrengsten op basis van de belangrijkste investeringskengetallen.
- Overzicht van de belangrijkste aannames en veronderstellingen.
- Een conclusie en aanbeveling.
Beoordeling investering
De business case breng niet alleen de kosten in kaart. Ook wordt gekeken naar de te verwachten opbrengsten.
Voor de kosten wordt eerst gekeken wat de mogelijke eenmalige kosten zijn. Zowel van het project zelf (de implementatie) als gedurende de jaren daarna (b.v. aanpassingen, service). Naast de eenmalige kosten dient in kaart te worden gebracht wat eventuele terugkomende kosten zijn (b.v. onderhoudskosten).
Vervolgens wordt ingeschat wat de mogelijke opbrengsten (baten) zijn. Het is erg lastig te weten wat er in de toekomst gebeurt. Daarom is het essentieel dat de inschattingen zo goed mogelijk worden beargumenteerd. Is het te verwachten dat de omzet toeneemt en waarom? Of misschien is er winst omdat de kosten dalen? En vooral: waar baseert de bestuurder dat op? Deze inschattingen zijn het meest lastige in een business case. Anderzijds… juist omdat het zo lastig is, wordt er gebruik gemaakt van diverse scenario’s. Breng in kaart wat er mogelijk gebeurt als de kosten iets hoger uitvallen of de omzet net iets lager.
Nadat kosten en baten zijn geïnventariseerd, kunnen er diverse kengetallen worden gebruikt om snel inzicht te geven in de mogelijke financiële opbrengst van de investering. Veel gebruikte kengetallen zijn: de ROI (return on investment), Terugverdientijd, ABC-costing model (met capex-opex), NPV (net present value), IRR (internal rate of retun), etc. Hoewel OR’s dit vaak als exotische getallen en berekeningen beschouwen, is dit met een kleine uitleg prima te begrijpen. Juist omdat het niet gaat om de berekening zelf. De bestuurder moet inzicht geven in deze KPI’s (Kritieke Prestatie-Indicator) inclusief de gewenste uitkomst en de mogelijke achterliggende redenen daarvan.
Kortom
Als OR is het van belang om bij elk voorgenomen besluit te vragen om een business case. Een goede financiële onderbouwing inclusief scenario’s als het mogelijk anders loopt, een inventarisatie van de mogelijke risico’s, de scenario’s die hierbij horen en acties die dan ondernomen worden (mitigerende maatregelen).
Juist daar zit de mogelijkheid om als OR daadwerkelijk met de bestuurder over een voorgenomen besluit in gesprek te komen.
Dit artikel komt uit het AS-magazine #2 – oktober 2022
Geschreven door Rob Latten, organisatie-adviseur bij DeVerandermotOR. Leer meer over Rob bij "het team" of op LinkedIn.
