Financiële begrippen voor de OR

Een eerste belangrijk onderscheid is het verschil tussen kosten en uitgaven. Uitgaven zijn de daadwerkelijke bestedingen in geld. Als je iets betaalt (met euro’s) zijn dat uitgaven. Naast uitgaven, kun je ook geld ontvangen. Dit heet inkomsten. Inkomsten en uitgaven worden samengebracht in het kasstroomoverzicht (Cashflow).

Als ik de uitgaven ga rapporteren, is de vraag over welke periode ik een rapportage ga maken. Stel dat ik over een maand of een jaar wil rapporteren, dan moet ik de inkomsten en uitgaven verdelen over die maand of dat jaar. Dat noem je dan opbrengsten (of omzet) en kosten. Als je dit rapporteert, heet dat een winst- en-verliesrekening.

Een voorbeeld: je koopt in 2024 een auto voor de zaak. De uitgave van de auto (zeg 20.000 euro) zie je terug in het kasstroomoverzicht van 2024. Die auto ga je bijvoorbeeld vier jaar gebruiken. Dan moet je in de winst-en-verliesrekening die uitgave over die vier jaren verdelen. Dus daar wordt vier jaar lang 5.000 euro kosten gerapporteerd.

Hier zie je direct een probleem. Het financiële vakjargon is oud (het stamt uit de middeleeuwen), soms Modern (we rapporteren steeds meer in het Engels) en er zijn diverse woorden die hetzelfde betekenen; zo wordt de winst-en-verliesrekening ook resultatenrekening of exploitatierekening genoemd.

Earnings Before Interest en Taxes (EBIT) is feitelijk het bruto bedrijfsresultaat: het resultaat voordat je kijkt naar belastingen en rentebetalingen. Vaak wordt de EBIT gebruikt om managers aan te sturen. Die geven dan echter aan dat zij geen invloed hebben gehad op investeringen uit het verleden. De afschrijvingen op die investeringen zijn immers niet een gevolg van hun beslissingen en daarom willen ze die eruit halen. Zo kun je zuiverder kijken naar hoe de organisatie dat jaar heeft gepresteerd. Daarom worden dan de Depreciations (afschrijvingen op materiéle vaste activa) en Amortization (afschrijvingen op immateriéle vaste activa) buiten beschouwing gelaten, en ontstaat EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization). EBITDA biedt een zuiverder beeld van de huidige operationele prestaties van een organisatie.

Een KSF (kritieke succesfactor) geeft vooral inzicht in de belangrijkste factoren die ervoor zorgen dat de vastgestelde strategie ook daadwerkelijk kan worden gehaald. Een KPI (kritieke prestatie-indicator) is vervolgens het concrete cijfer waarop gemonitord kan worden. Oftewel, als dit onze richting is, zitten we dan nog op koers? Veelal zijn deze KPI’s terug te vinden in de managementrapportages.

Een voorbeeld: als kwaliteit een belangrijke succesfactor is (KSF) zou je dat kunnen meten met de levertijd en levensduur (KPI's).

Deze begroting laat zien welk kasstromen er binnenkort te verwachten zijn: ingaand (inkomsten) en uitgaande (uitgaven). Op basis hiervan kan de organisatie een plan maken om te kijken of er (bijvoorbeeld voor de uitgaven) voldoende geld beschikbaar is. Voor een OR is dit vooral belangrijk als de verwachting is dat de organisatie binnenkort failliet gaat of anderszins in de problemen komt.