Financiën? Daar hoef ik niets over te weten!

Financiën staat vaak ver van de beleving van OR-leden en daardoor is de energie en motivatie om ermee bezig te zijn, niet altijd hoog. Door als ambtelijk secretaris meer sturing te geven aan wat wel belangrijk is om te doen, krijgt de OR meer grip op het vak. Hoewel het vaak voor OR-leden lastig is om door de bomen het bos te zien, kun je als ambtelijk secretaris wel een route uitzetten, zodat ze weten welke weg ze kunnen volgen.

Ongeacht wat de OR wil bereiken, zijn er in ieder geval vier zaken die de OR moet beheersen:

1. Het onderzoeken of een organisatie op de korte en lange termijn financieel gezond is. Dit kan door inzicht te krijgen in de plannen en de risico’s (doen van een diagnose). De OR vormt op basis daarvan een beeld wat dit betekent voor de organisatie en personeel.
2. Het monitoren van de ontwikkelingen. Dit kan door financiële rapportages te kunnen lezen en te interpreteren. Monitoren kan onder andere met kengetallen en zorgt ervoor dat de OR kan nagaan of de doelstellingen van de organisatie worden bereikt.
3. Het doorgronden van een businesscase. Elke advies- of instemmingsaanvraag dient in ieder geval een financiële onderbouwing te hebben. Deze moet de OR opvragen en valideren.
4. Eigen initiatieven. Als de OR eigen initiatieven ontplooit, is het goed deze ook zelf goed financieel te onderbouwen.

Als de OR met financiële informatie aan de slag gaat, kun je als ambtelijk secretaris goed reflecteren op: (1) de rol en uitgangspunten en (2) wat ga je doen met de informatie of de bevindingen?

Stimuleer als ambtelijk secretaris dat de OR bij het lezen en analyseren van cijfers op zoek gaat naar de belangrijkste zorgen, risico’s en aandachtspunten (ZRA). Waar maken de OR-leden zich nu echt druk om? Is de informatie alleen maar bedoeld omdat ze nieuwsgierig zijn, of willen ze daadwerkelijk iets met de uitkomsten doen? Door de ZRA’s helder te hebben, kan de OR het gesprek met de bestuurder aangaan over de benodigde maatregelen: de acties om deze zorgen, risico’s en aandachtspunten op te pakken. De OR hoeft zelf niet de cijfers te controleren, maar moet ze kunnen ‘lezen’ vanuit zijn rol.

Om hiermee aan de slag te gaan, is het voor de OR essentieel om dat te doen vanuit zijn belangrijkste aandachtspunten, uitgangspunten en de visie van de OR. Wat wil hij bereiken? Als ambtelijk secretaris is het daarom essentieel de OR te stimuleren bij het opstellen van een visiedocument of een uitgangspuntennotitie. Dit is namelijk de basis om ook financiële informatie te lezen.

Maar eigenlijk begint het voor de ambtelijk secretaris met het verkrijgen van structuur. Het gaat om het verleden, heden en de toekomst. Van jaarverslagen, via strategienota’s en meerjarenbegrotingen tot investeringsplannen, managementrapportages, tot jaarbegrotingen. Maar wat is er nodig en wanneer staan die documenten op de rol voor de financiële afdeling? Analyseer samen met de OR de financiële cyclus in de planning & controlcyclus worden documenten als het jaarverslag, de kaderbrief en de begroting gemaakt. Als ambtelijk secretaris is het handig te weten wanneer die worden gemaakt. Zet deze informatie uit in een jaaragenda en spreek met de OR af wanneer daarmee bezig te zijn. Wanneer is betrokkenheid van belang? Hoe krijg je invloed? Wanneer plan je de artikel 24-overleggen? Zonder inzicht in deze jaaragenda, is het eigenlijk voor een ambtelijk secretaris onmogelijk om een goede adviseur te spelen op financieel gebied.

Met inzicht in een jaaragenda kun je sturing geven aan en beter adviseren over de activiteiten van de OR.