Het artikel 24-overleg en financiën
Dat het artikel 24 overleg belangrijk is, wordt de laatste tijd wel onderkend. Zo wordt er veel over gepubliceerd en zien we in de praktijk steeds meer dat er een andere, moderne invulling aan dit overleg wordt gegeven. In dit artikel gaan we vooral in op de financiële informatie die hierbij belangrijk is. Lees hier de vorige blog over het artikel 24 overleg.
Het artikel 24-overleg en financiën
Dat vroegtijdige betrokkenheid begint met een goed artikel 24-overleg, is inmiddels duidelijk. De laatste jaren is er steeds meer aandacht voor deze speciale overlegvergadering: de algemene-gang-van-zaken. Maar wat kun je met dit overleg vanuit een financieel standpunt of invalshoek? Waar moet je op letten en hoe kun je de achterliggende cijfers gebruiken om een goed gesprek te voeren?
De algemene-gang-van-zaken
In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is het artikel 24-overleg een formele overlegvergadering. In dit overleg wordt, twee keer per jaar, gezamenlijk met bestuurder, toezichthouders en OR vooruitgekeken. Wat komt op onze organisatie af en wat zijn de te verwachten acties of maatregelen? En welke advies- of instemmingsaanvragen zijn daarom binnenkort te verwachten? Daarbij worden afspraken gemaakt op welke manier de OR bij deze besluitvorming wordt betrokken.
De financiële invalshoek
In de algemene-gang-van-zaken worden de meerjarige strategische plannen besproken. Welke ambities heeft de organisatie en op welke manier denkt de directie deze ambities te gaan realiseren? Voor de OR is het vervolgens belangrijk om na te gaan hoe reëel deze ambities zijn. Een goed meerjaren strategisch plan heeft daarom ook een onderliggende meerjaren strategische begroting, een investeringsplan met begroting en een plan voor de financiering daarvan.
Voor de OR (of een financiële commissie) kan het belangrijk zijn juist hier aandacht aan te geven. Strategische plannen zijn vaak gericht op groei of een sterke verandering. Maar wat betekenen deze plannen voor (bijvoorbeeld) de winst-en-verliesrekening? Als er een groei-ambitie is, is dit makkelijk in de omzet te verwerken. Maar wat is het effect op de kosten en wat betekenen de plannen voor het gewenste rendement? Inzicht in deze effecten geeft ook meer inzicht in de veranderingen die in de organisatie moeten plaatsen. Naast deze begroting moet er ook een investeringsbegroting zijn. Welke uitgaven worden verwacht om de ambities waar te maken, de plannen uit te voeren? Voor de OR is het belangrijk dit concreet te maken naar... wat merken de medewerkers hiervan? En ten slotte is het interessant om te kijken naar de manier waarop dit geheel gefinancierd wordt. Komt dit van eigen geld of moeten er leningen worden aangegaan? Welke risico's zitten hier dan vervolgens aan?
Kortom: plannen maken is niet zo heel lastig. Het venijn zit in de staart: is er ook een reële begroting met bijbehorende investeringsbegroting en financieringsplan?
En de ambtelijk secretaris?
Als ambtelijk secretaris is het essentieel dat je de OR helpt om zich te realiseren dat plannen maken ook betekent dat deze financieel onderbouwd moeten zijn. Dit wordt ook wel een businesscase genoemd.
Natuurlijk is begroten in essentie een inschatting maken van de toekomst. Dat is lastig, je kunt immers de toekomst niet voorspellen. Maar door de analyses op te vragen, de plannen op haalbaarheid te checken en te onderzoeken of de plannen financieel haalbaar zijn, krijg je een goed beeld van de realiteit van de plannen. Vaak kun je door de begroting op te vragen een gevoel krijgen of de plannen voldoende onderbouwd zijn. Of is het vooral wensdenken van de directie? De (meerjaren) investeringsbegroting helpt je als OR om de komende jaren de plannen beter te monitoren. Het financieringsplan geeft onder andere inzicht in de risico's die er zijn: is het betaalbaar om deze plannen waar te maken?
Een andere insteek om de meerjarenbegrotingen te bespreken, zijn de plannen van de OR zelf. De OR zal ook focuspunten hebben; aandachtspunten voor de toekomst. Wat wil de OR in de komende periode gerealiseerd hebben? De organisatie zal zijn eigen focus en plannen hebben. Waar wil je als OR aandacht aanbesteden of iets nieuws brengen? Een goed gesprek hierover begint door inzicht te hebben in de financiële impact daarvan op de langere termijn. Wat levert aandacht voor werkgeluk voor de organisatie (financieel) op? Wat zijn de kosten van het project, maar vooral ook wat betekent dit voor een daling van bijvoorbeeld verloop-, wervings- en ziektekosten? Oftewel, bespreek de financiële haalbaarheid van de OR-plannen op langere termijn, en dus de impact op de meerjarenbegroting.
De meerjarenplannen en begrotingen worden de jaren daarop omgezet in concrete plannen. Vaak zit daar het formele recht op (zoals het adviesrecht). Als ambtelijk secretaris is het belangrijk om de OR erop te attenderen dat hij juist invloed krijgt door bij de besprekingen van de meerjarenplannen en begrotingen aan te sluiten. Als er een adviesaanvraag komt, zijn de plannen immers al concreet uitgewerkt. Oftewel, tijdens de algemene-gang-van-zaken aandacht hebben voor het meerjaren financiële perspectief.
Geschreven door Rob Latten, organisatie-adviseur bij DeVerandermotOR. Leer meer over Rob bij "het team" of op LinkedIn.
