De participatieladder: een hulpmiddel om te kijken naar de mate van betrokkenheid

Er is veel verwarring over begrippen als participatie en medezeggenschap. Niet alleen worden er verschillende definities gehanteerd. Ook wordt een relatie gelegd met informele en formele procedures. Voordat we over de participatieladder gaan beginnen, is het goed eerst een eenduidige definitie van deze begrippen te hebben.

Participatie betekent letterlijk “actieve deelname”. Eigenlijk zou je nog beter kunnen spreken over politieke participatie, aangezien het gaat over de actieve deelname van medewerkers binnen een organisatie. Dit in tegenstelling tot de sociologische benadering van participatie waaronder bijna alle menselijke interactie valt. Voor ons gaat het er vooral om dat medewerkers meedoen in het besluitvormingsproces. Oftewel, als het management of de directie een besluit neemt, op welke wijze kunnen medewerkers hierin meedoen en invloed uitoefenen?

Directe participatie betekent feitelijk dat medewerkers in de lijn, tijdens het werk, mee kunnen praten. Directe invloed op de besluitvorming. Een voorbeeld is het werkoverleg of deelname aan klankbordsessies en projectgroepen. Nieuwe vormen van werken zoals scrum en agile hebben al in zichzelf een manier waarop medewerkers actief betrokken worden. Ook nieuwe organisatievormen zoals zelfsturing en sociocratie werken vanuit de kern door sterk decentraal te werken en medewerkers te betrekken in de besluitvormingsprocessen. Ideeën, beelden, zorgen of inhoudelijke inbreng, kan direct met de betrokkenen en besluitvormers worden besproken.

Blijft dat bij deze (directe) manier van participatie een hiërarchisch verband zichtbaar is. Medewerkers zijn afhankelijk en belangen kunnen soms ver uit elkaar lopen. Daarom is er ook behoefte aan indirecte participatie. Dit wordt ook wel medezeggenschap genoemd. Daarvan is sprake als een vertegenwoordigend orgaan in het besluitvormingsproces is betrokken. Een voorbeeld hiervan is de medezeggenschaps- (MZ) of de ondernemingsraad (OR). Indirecte participatie of medezeggenschap bestaat uit gekozen medewerkers, is onafhankelijk en heeft eigen bevoegdheden. Een belangrijke eigenschap is dat rechten en plichten zijn vastgelegd in regelgeving.

Afhankelijk van de wijze waarop de directe participatie in de organisatie is ingericht, krijgt de indirecte participatie vorm. Directe en indirecte participatie ondersteunen elkaar en zorgen ook voor een balans in de betrokkenheid en invloed van medewerkers.

Naast participatie (direct of indirect), gaat het natuurlijk ook over de wijze waarop dit daadwerkelijk wordt ingericht. Een bestuurder die zegt dat medewerkers zijn betrokken, kan best bedoelen dat hij ze geïnformeerd heeft. Maar hebben ze ook daadwerkelijk inbreng gehad? Zijn ze geconsulteerd? Hebben medewerkers iets kunnen toevoegen aan de discussie?

In Nederland zijn begrippen als Polderen en het Rijnlandsdenken sterk ingeburgerd. De basis hiervan is dat er aandacht is voor andere belanghebbenden. Het gaat niet alleen om geld of aandeelhouders. Het gaat om alle partijen die betrokken zijn bij de organisatie en tegenwoordig ook alle bijbehorende belangen. Een voorbeeld daarvan is de energietransitie en milieuvraagstukken. Medewerkers zijn hierbij een belangrijk onderdeel.

Bij dit discussiepunt komt de participatieladder om de hoek kijken.

Overheden en specifiek gemeenten hebben, om participatie van burgers mogelijk te maken, de participatieladder in gebruik. De participatieladder is oorspronkelijk in 1969 bedacht en ontwikkeld door Sherry Arnstein. Zij ontwierp een ladder met acht treden. Daarbij werd vooral geprobeerd inzicht te geven in de wijze waarop een machthebber (een beslisser), burgers betrekt bij de besluitvorming. Deze 8 treden zijn inmiddels bewerkt en toepasbaar gemaakt voor andere groepen, zoals dus ook de ondernemingsraad. De ladder en de denkwijze kan prima helpen om te kijken naar de wijze en mate waarop medewerkers bij besluitvorming worden betrokken.

De participatieladder is in te zetten als instrument om de mate van participatie van de medewerkers te bepalen. Zo kan met elkaar worden gekeken naar bijvoorbeeld de diepgang van de directe participatie. In hoeverre worden medewerkers alleen geïnformeerd over een op hande zijnde reorganisatie of zijn ze medeverantwoordelijk en eigenaar van de nieuwe organisatie? Belangrijk is nog te realiseren dat bij een hoge mate van participatie vaak het aantal betrokkenen laag is.

Met dat inzicht kan ook de ondernemingsraad bepalen welke rol hij wil innemen. Bij een hoge mate van participatie (dus een hogere positie op de ladder), kan de ondernemingsraad volstaan met het monitoren van de communicatie en implementatie van het veranderproces. Ook heeft de OR dan een rol bij het onderzoeken of afspraken en wetgeving wordt nageleefd.

Is de betrokkenheid op de participatieladder echter laag, dan zou de ondernemingsraad een meer actieve rol kunnen innemen. Bijvoorbeeld door bij een reorganisatie ook meer eigen onderzoek te doen en inhoudelijk positie in te nemen.

De verschillende maten van participatie zijn als volgt (van laag naar hoog):

• Informeren: De bestuurder bepaalt zelf de agenda voor besluitvorming. Wel houden ze de betrokkenen (OR) op de hoogte. Zij hebben echter geen inbreng.
• Raadplegen: Ook hier bepaalt de bestuurder in hoge mate zelf de agenda. De OR wordt echter gezien als gesprekspartners in plaats van toehoorder. De OR wordt geconsulteerd.
• Adviseren: Hier bepaalt de bestuurder in beginsel de agenda, maar krijgt de OR gelegenheid om problemen aan te dragen en oplossingen te formuleren. De inbreng speelt een volwaardige rol, maar de bestuurder kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan (beargumenteerd) afwijken.
• Coproduceren: De bestuurder en de OR komen gezamenlijk tot een agenda. Er wordt ook samen gezocht naar oplossingen. De bestuurder verbindt zich aan deze oplossingen met betrekking tot de uiteindelijke besluitvorming. De OR wordt dan gezien als een samenwerkingspartner.
• Meebeslissen: Bij meebeslissen wordt de ontwikkeling en besluitvorming overgelaten aan de betrokkenen. De bestuurder laat zich adviseren door medewerkers. De OR is medebeslisser.
• Zelfbeheer: Bij zelfbeheer gaat het feitelijk om zelforganiserende (en sturende) groepen. Zij nemen zelf het initiatief om in eigen beheer voorzieningen tot stand te brengen en te onderhouden. De bestuurder is hier niet bij betrokken.

Bron: Managementmodellen