De financiële beleidscyclus is de basis van het OR-werk
Veel OR’s richten zich vooral op de achterban en het sociaal beleid. Logisch, omdat het als normaal wordt gezien dat de OR gekozen wordt om het belang van die achterban te behartigen. Dit is echter zonde, aangezien de meeste beslissingen gebaseerd worden op basis van financiële gegevens.
Belangrijke besluiten
Hoewel het medezeggenschapwerk zich concentreert rond HR-zaken, is de bestuurder vooral geïnteresseerd in de financiële kant van de organisatie. Alle besluiten die in een organisatie genomen worden, hebben een financiële onderlegger. Dit wordt ook wel de (financiële) business case genoemd. Elke advies- of instemmingsaanvraag moet daarom dus ook minimaal inzicht geven in deze business case. Daarom kan een OR niet om het cijferwerk heen. Door echt begrip van de cijfers te hebben, ontstaat ook meer ruimte om te praten over andere belangrijke dingen zoals het personeel. Natuurlijk zijn medewerkers belangrijk, maar om goed grip te krijgen op de organisatie is inzicht en kennis van financiën belangrijker. De basis hiervan ligt besloten in de financiële beleidscyclus.
De financiële beleidscyclus
De besturing van een organisatie vindt plaats volgens een vast aantal fasen. De concrete uitwerking kan per organisatie verschillen. De OR moet echter inzicht krijgen in deze stappen of fasen. Deze achtereenvolgende fasen worden ook wel “de financiële beleidscyclus” of de “Operationele cyclus” genoemd. Deze cyclus is gekoppeld aan de strategische cyclus.
In de financiële beleidscyclus wordt een verband gelegd tussen de langere termijn visie van de organisatie (het WAT, ook wel de strategie genoemd) en de operationele/korte termijn (het HOE, ook wel beleid genoemd). De OR dient inzicht te hebben in deze twee aspecten. Zowel de strategie als het beleid worden omgezet in financiële rapporten. Een begroting geeft inzicht in de verwachtingen voor de toekomst, het jaarverslag in hoe er in het verleden is gepresteerd en de managementrapportages hoe er in het heden wordt gewerkt.
Zonder kennis en inzicht in deze cyclus is het lastig om een mening te vormen over de situatie van de organisatie. De cyclus heeft namelijk als doel het bewaken en beheersen van de realisatie van de gestelde doelstellingen en het, waar nodig, bijsturen.
De OR
Als je als OR invloed wilt uitoefenen, is betrokkenheid in deze cyclus essentieel. De OR dient daarom aan de bestuurder te vragen om een overzicht van de planning van het jaarplan, de begroting, het budget, de managementrapportages en het opstellen van het jaarverslag. En dit wordt dan gekoppeld aan het opstellen van een strategisch plan.
Vervolgens kan de OR een eigen planning maken om op het juiste moment aangesloten te worden. Concreet betekent dit voor de OR:
- Zorg dat je inzicht hebt in de strategische koers en de doelstellingen van de organisatie.
- Maak een expliciet onderscheid tussen informatie uit het verleden, heden en de toekomst.
- Voorkom dat je te veel gedetailleerde informatie opvraagt: welke informatie heb ik daadwerkelijk nodig en welke zijn meer omdat ik nieuwsgierig ben?
- Zorg dat je inzicht hebt in de financiële beleidscyclus. Wanneer komt welke informatie en wanneer wil ik betrokken zijn? Stel vervolgens een jaarplanning op.
Dit artikel komt uit het AS-magazine #1 – april 2022
Geschreven door Rob Latten, organisatie-adviseur bij DeVerandermotOR. Leer meer over Rob bij "het team" of op LinkedIn.
