OR-jaarverslag: 6 tips voor het opstellen
De OR is een zelfstandig werkend team. Een belangrijke taak is het vertegenwoordigen van de achterban. Het is dan ook essentieel om die achterban te laten weten wat je allemaal gedaan hebt. Naast zelf actief de achterban opzoeken, zijn er ook een aantal wettelijke verplichtingen. Zo dient de OR volgens art. 14 lid 2 WOR jaarlijks verslag te maken van hetgeen hij het afgelopen jaar gedaan heeft. Het OR-jaarverslag is geboren.
Nu, aan het einde van het jaar, is het goed na te denken over dit jaarverslag en deze in het nieuwe jaar op een mooie manier te maken. Hierbij onze tips:
Tip 1: Werk met een duidelijke structuur
- Begin met een introductie. Wat doet de OR? Waar staat de OR voor? Welk belang wordt gediend?
- Maak de OR bekend: Zet er een foto van de OR bij. Maak duidelijk wie er in de OR zit en hoe de OR bereikt kan worden.
- Beschrijf de werkzaamheden. Geef een overzicht van alle veranderingen en projecten waarbij de OR betrokken is geweest. Wat heeft de OR tot stand gebracht? Welke initiatieven heeft de OR ondernomen? Wat is met de bestuurder besproken?
Tips 2: Gebruik een aansprekende vorm.
Ga creatief aan de slag! Het jaarverslag hoeft niet alleen uit tekst en op papier te bestaan. Maak gebruik van grafieken, foto’s of afbeeldingen. Of kies voor een vlog, podcast of interactieve vorm. Het gaat erom dat je je boodschap duidelijk maakt De vorm waarin je dit doet, is afhankelijk van de organisatie en vooral ook de doelgroep voor wie het jaarverslag wordt gemaakt.
Tip 3: Blijf bij de hoofdlijnen
Communiceer niet over de inhoud maar breng vooral de hoofdlijnen van het proces. Ben je als OR bijvoorbeeld betrokken geweest bij het regelen van een eenmalige vergoeding voor medewerkers? Ga dan niet in op de inhoud van dat voorstel. Laat in dat geval wel weten dat de OR betrokken was bij de totstandkoming daarvan. “De OR is betrokken geweest bij …”
Tip 4: Stem af met de bestuurder
Stem af met de bestuurder over wat er in het jaarverslag komt te staan. Dat is wettelijk niet verplicht, maar wel zo professioneel. Het is fijn als de bestuurder en de OR op één lijn zitten. Misschien dat de bestuurder ook een toevoeging kan geven. Een positief woordje van de bestuurder kan ook het beeld van de medewerkers over de OR een boost geven.
Tip 5: Samenwerking met de bestuurder
Wanneer de OR een prettige samenwerking met de bestuurder heeft gehad, is het goed om daar wat over te delen. Hoe heeft de OR de samenwerking beleeft? Wat vond de OR daar prettig aan? En waar zou de OR meer aandacht voor willen hebben in het nieuwe jaar?
Tip 6: Sluit het OR-jaarverslag af met een CtA (call to action)
Voorbeelden zijn: “Mocht je ergens tegenaan lopen in de organisatie, wil je iets meegeven, of heb je een belang dat je behartigt wil hebben, kun je ons bereiken via: email/contactgegevens.” Maak als OR duidelijk dat je graag hoort wat er speelt onder collega’s. Deze signalen kun je dan ter sprake brengen tijdens een overleg met de bestuurder. Vraag bijvoorbeeld ook welke thema’s de achterban belangrijk vindt en waar meer aandacht aan besteed mag worden.
Succes met het opstellen en alvast een fijne afsluiting van het jaar!
Geschreven door Bob van Weert, organisatie-adviseur bij DeVerandermotOR. Leer meer over Bob bij "het team" of op LinkedIn.
