Vergadertechnieken voor een efficiënte OR

Een goede vergadering begint al vóórdat je bij elkaar komt. Als je zorgt voor een duidelijke agenda waarin per punt helder is of het gaat om informatie, bespreking of een besluit, voorkom je eindeloos gepraat zonder richting. Het kan ook helpen om vooraf tijdsindicaties te geven bij de agendapunten, zodat je voorkomt dat je vast komt te zitten in de details. Ook kun je afspreken dat iedereen de stukken vooraf leest. Zo benut je de vergadertijd voor wat écht aandacht verdient.

Daarnaast is het verstandig om de rollen duidelijk te verdelen. Wie zit de vergadering voor? Wie notuleert? Wie bewaakt de tijd? Deze simpele afspraken brengen rust en structuur. Start een vergadering met een korte check-in. Even stilstaan bij hoe iedereen erbij zit, kan voorkomen dat frustraties of zorgen onuitgesproken de vergadering binnensluipen.

In een betrokken OR mogen spanningen en meningsverschillen er zijn. Die ontstaan vaak uit betrokkenheid en bevlogenheid, en dat is juist waardevol. Wat telt, is hoe je ermee omgaat. Als emoties oplopen, is het vaak slim om het gesprek even te pauzeren. Vat samen wat er gezegd is, geef ruimte aan ieders perspectief en zoek de verbinding weer. Zeker wanneer mensen langs elkaar heen praten, helpt dit om het gesprek weer op het juiste spoor te krijgen. Als het nodig is, kun je meer structuur aanbrengen door mensen één voor één het woord te geven. Dat kan letterlijk door een volgorde aan te houden of symbolisch, bijvoorbeeld met een spreekvoorwerp. Ook is het belangrijk om het gesprek terug te sturen naar de inhoud zodra het persoonlijk dreigt te worden.

Goede besluitvorming is misschien wel het belangrijkste onderdeel van een vergadering, maar vaak ook het lastigste. Het helpt als je vooraf duidelijk maakt of een punt bedoeld is om te bespreken, te verkennen of om echt een besluit over te nemen. Dat voorkomt verwarring over verwachtingen.

Een methode die gebruikt kan worden, is besluitvorming op basis van consensus. Daarbij gaat het er niet om dat iedereen volledig instemt, maar dat er geen zwaarwegend bezwaar is. Zo zoek je samen naar een oplossing die goed genoeg is, zonder te blijven hangen in het streven naar perfectie. Een andere methodiek is Deep Democracy, daarover in deze blog meer.

Ook prioriteren kan helpen om de focus te behouden. Wanneer er veel op tafel ligt, kijk je samen wat prioriteit heeft, wat kan wachten, en wat wellicht helemaal niet nodig is. Zo voorkom je dat alles urgent lijkt en blijft er ruimte voor kwaliteit in plaats van haast.

Technologie kan dit proces ondersteunen, maar pas op dat technologie niet de verbinding in het overleg in de weg staat. Vergaderen waarbij iedereen op zijn eigen scherm kijkt is niet de bedoeling. Het risico op afleiding is te groot. Werk liever met een scherm waar de agenda / actielijst op getoond wordt zodat de rest van de OR zich kan focussen op het overleg met elkaar.