Werken met Commissies
Ondanks alle nieuwe werkvormen, blijft het alom bekende werken met commissies toch populair. Het waarom, wat en hoe van het werken met commissies, wordt in deze blog besproken.
Werken met commissies
Ondernemingsraden en bestuurders lopen regelmatig tegen problemen in het OR-werk aan. Van verschillen van inzicht in het vooropstellen van belangen tot het niet efficiënt werken en een gebrek aan professionaliteit. Vaak wordt dan een nieuwe structuur als dé oplossing gepresenteerd.
Misschien is het beter, voordat je met een nieuwe structuur begint, eerst na te denken wat de behoefte is. Waar gaat het mis? Wat moet verbeterd worden? Waar liggen de problemen? Waar liggen de oorzaken? Een OR is in dat geval vaak niet anders dan een gewoon team of organisatie met dezelfde opstart- of doorontwikkelingsproblemen. Dus wordt de oplossing gezocht in het aanpassen van de structuur. Immers, in de normale organisatie wordt ook direct gereorganiseerd als er geen zicht is op de problemen of als het management grip is verloren op de situatie. Voor een OR is het niet anders. Plotseling willen we allemaal “Agile” of “Scrum” werken. Of we willen een regie-OR, kern-OR, platform OR, Project-OR, Participantenraad, Netwerk-OR of helemaal afzien van een OR. Natuurlijk is het goed om ook de structuur ter discussie te stellen. Het begint echter bij wat er nu precies mis gaat en wat we daaraan kunnen doen. En soms werkt het dan beter om gewoon de “oude” bestaande en bewezen structuren te gebruiken: het werken met commissies
Het gebruik van commissies
De OR kan een aantal commissies instellen als dit nodig is, om te helpen bij het werk en de besluitvorming. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in een tweetal soorten commissies: een commissie voor het opdoen van kennis en vaardigheden en een commissie die voorbereidende werkzaamheden doet.
Het principe is en blijft dat de OR het besluitvormend orgaan is. Juist om het werk te verdelen en het nodig is om focus te zetten op sommige onderwerpen, kunnen commissies helpend zijn. Hiermee kun je als OR meer efficiënt werken. Dit heeft ook zijn weerslag in de bijeenkomsten van de OR zelf, want daar zullen discussies dan minder lang zijn.
Er zijn twee soorten commissies: vaste commissies en voorbereidingscommissies. Over het werken met verschillende soorten commissies, gaan we verder in in de whitepaper “werken met commissies”, die spoedig online komt.
Faciliteiten
Als OR’s werken met commissies, horen daar ook faciliteiten bij. Denk hierbij aan tijd, ruimte, materialen, toegang tot informatie etc. Een vaste commissie moet voor minimaal de helft uit OR-leden bestaan. Dat betekent dat de OR in een vaste commissie ook andere medewerkers kan benoemen. Van jongeren die graag van het OR-werk willen proeven, tot deskundigen uit de organisatie die de OR ook een inhoudelijke boost kunnen geven. Bij voorbereidingscommissies moet minimaal 1 OR-lid in de commissie benoemd zijn. Gezien de aard van de werkzaamheden wordt dit vaak gebruikt om medewerkers die interesse hebben in het project te laten participeren. Aan de andere kant zou je ook kunnen betogen om alleen mensen te benaderen die juist meer afstand hebben tot het onderwerp. In ieder geval zorgt dit principe ervoor dat je meer gedragenheid krijgt voor het OR-besluit.
Verder vallen alle commissieleden gewoon onder de Wet (WOR) en zijn de belangrijkste rechten ook op de commissie van toepassing, met uitzondering van wat bevoegdheden zoals het procesrecht. Dit is ook logisch omdat de OR het besluitvormend orgaan blijft. Aan de andere kant hebben de commissieleden recht op (aanvullend) drie dagen scholing per jaar, vallen zij onder de geheimhouding, worden gefaciliteerd in werktijd en genieten bescherming tegen ontslag vanwege hun medezeggenschapsactiviteiten. Externe leden mogen niet stemmen in de OR.
Werkwijze
Natuurlijk is het belangrijk goede werkafspraken te maken wanneer je als OR gaat werken met commissies. Feitelijk is het de OR die commissies instelt. Vervolgens wordt meestal aan het DB gevraagd om de aansturing van de commissies ter hand te nemen. Het gaat daarbij om het bilateraal overleg, de planning en de activiteitenlijst. Het DB functioneert dan als een soort stuurgroep terwijl de commissies als projectgroepen werken. De commissie heeft veelal ook een voorzitter en een secretaris. Maar anders dan de OR-voorzitter moet van deze functie vooral gedacht worden aan coördinerende werkzaamheden en het zijn van een aanspreekpunt voor de OR en het DB.
Commissies geven meestal terugkoppeling in de OR. Het is dan niet de bedoeling dat volledige discussies weer opnieuw gevoerd worden. Dan moet je als OR-lid zelf onderdeel van de commissie worden. Het gaat ook om vertrouwen en afdragen van verantwoordelijkheden. Wel is het van belang om tijdens de terugkoppeling te kijken of de commissie aan alle aspecten van het werk gedacht heeft.
Werkplan
Om als commissie aan de slag te kunnen, is het belangrijk ook een werkplan te maken. In dat werkplan wordt eerst beschreven wat de belangrijkste taak is. De taak is opgelegd door de OR. Vaste commissies wordt dan gevraagd de cyclische werkzaamheden uit te voeren en kennis op te doen. Terwijl aan de voorbereidingscommissies wordt gevraagd om een bepaalde taak in een bepaalde tijd af te ronden.
In het werkplan staat niet alleen de taakstelling maar ook de activiteiten die daarvoor nodig zijn, de teamleden en de faciliteiten die van toepassing zijn. Heel specifiek wordt ook het mandaat van de commissie in het instellingsbesluit en dus ook in het werkplan beschreven. Veelal gaat het dan om het informatie- en het overlegrecht. Commissies overleggen dan met de direct verantwoordelijken bij het onderwerp. Voor financiën de financiële directeur of controller, voor HR de HRM-adviseur, bij Arbo et cetera. Daardoor kan de commissie zich ook daadwerkelijk inhoudelijk verdiepen en een mening vormen.
Belangrijk is te realiseren dat het werken met commissies begint met een heldere opdracht vanuit de OR. Wat vindt de OR belangrijk en hoe moeten de commissies daar invulling aan geven? De OR zal daarom zijn visie en speerpunten eerst moeten benoemen en dat is voor de commissies de basis om te gaan werken.
Je kan meer leren over de verschillende soorten commissies, faciliteiten en de uitgebreide werkwijze + het werkplan, in onze whitepaper over “werken met commissies”
Geschreven door Rob Latten, organisatie-adviseur bij DeVerandermotOR. Leer meer over Rob bij "het team" of op LinkedIn.