Medewerkersparticipatie in plaats van een cor: Focusteam MZ

Wij zijn JONG is een organisatie voor de opvang en de ontwikkeling van kinderen in het midden en zuiden van het land. Monica van der Marel werkt bij Wij zijn JONG en is sinds 2018 betrokken bij de medezeggenschap.

Die bestond toen nog uit een centrale ondernemingsraad en daaronder divisieondernemingsraden. Maar de organisatie groeide en de besluitvorming ging steeds sneller. ‘Die oude structuur van de medezeggenschap paste niet meer bij de visie die wij wilden uitdragen,’ legt Van der Marel uit. Ook in de maatschappij zag Van der Marel de zeggenschap en medezeggenschap volop in beweging. ‘In de besluitvorming worden het belang en de stem van medewerkers steeds meer erkend. Dat zien wij om ons heen. Dan kun je niet stil blijven zitten.’

De toekomstbestendigheid van de medezeggenschap werd een belangrijk onderwerp in de toenmalige ondernemingsraad. De or-leden vroegen zich af: Was het niet vreemd dat een hele achterban vertegenwoordigd werd door dat kleine clubje mensen, dat zich bezighield met vraagstukken die leefden in vooral de top van de organisatie? ‘Het zou veel mooier zijn om de men- sen die het aangaat in een vroeg stadium te betrekken. Hen te laten meedenken vanuit hun kennis en expertise en ook daar draagvlak creëren’, zegt Van der Marel. ‘Dat is wat we nu aan het doen zijn.’

De eerste gesprekken hierover begonnen in 2019. De toenmalige Cor en bestuurder stelden bijgestaan door adviseurs een convenant op. Daarin legden zij afspraken vast over de mogelijke werkwijze. De overschakeling van vijf divisie-or’s en een Cor naar een nieuwe vorm van medezeggenschap was een flinke stap. Al die organen maakten plaats voor een zo- genoemd ‘Focusteam mz’.

Inmiddels is Van der Marel voorzitter van het Focusteam van Wij zijn JONG, dat acht leden telt. Dat niet veel lijkt voor een bedrijf met 3000 medewerkers. Maar het convenant regelt dat bestuur én medewerkers samen verantwoordelijk zijn voor het goed functioneren van de medezeggenschap. Van der Marel: ‘Het Focusteam is niet verantwoordelijk voor alle projecten die we draaien, maar we voelen ons wel verantwoordelijk voor het sla- gen van de nieuwe inrichting van de medezeggenschap.’

Wij zijn JONG werkt niet meer met formele advies- en instemmingsaanvragen, omdat de instemming bijna vanaf het ontstaan van het idee al is geregeld, zegt Van der Marel. Een instemmings- procedure is dan niet meer nodig, want bestuurder en medezeggenschap zetten samen de stappen die nodig zijn voor de uitvoering. Van der Marel: ‘Bij ons staat de Wor in de kast. In plaats van vanuit de Wor te denken, voeren we veel meer het echte gesprek. Wij toetsen constant op alle processen. Worden medewerkers betrokken? En gebeurt dat voldoende? Als je de medewerkers betrekt die het aangaat en zij kunnen hun stem laten horen, is het besluit nog maar een formaliteit. Dan kun je dat gewoon aftikken, denken wij. We willen veel minder die formele weg volgen.’

Om erachter te komen wat er bij de mensen speelt, organiseert Wij zijn JONG dialoogsessies. Dat doet de organisatie in samenwerking met het Focusteam; een vorm van directe participatie. Dat is die ‘minder formele weg’ waarover Van der Marel spreekt. Medewerkers praten met elkaar over een onderwerp en wisselen standpunten uit. Wat leeft er bij de medewerker? Wat vinden de collega’s belangrijk? Is er te veel uitstroom? Wat is de reden erachter?

Werkdruk is in de kinderopvang een belangrijk thema en daar zijn de eerste dialoogsessies aan gewijd. Van der Marel: ‘We spraken over wat maakt dat je werkdruk ervaart. En we gaan ervanuit dat je ook werkgeluk ervaart. Misschien wel net zo belangrijk. Met de uitkomsten uit die sessies gingen we aan de slag. De reactie van de medewerkers was: we worden gehoord, we worden serieus genomen en we zien dat de organisatie iets doet met de input die wij geven. En dan krijg je medewerker-betrokkenheid.’

Een van de andere thema waarover gesproken wordt, is vitaliteit en gezondheid. Van der Marel: ‘Wat hebben de medewerkers daarvoor nodig? We doen dat samen met HR en de arbodienst. Dit zijn processen waar Monica van der Marel normaal gesproken de ondernemingsraad een klap op zou geven. Nu praten mensen mee uit alle gelederen van de organisatie. Daar zitten jongeren en ouderen bij, vanuit verschillende posities. Dit geeft een heel breed palet aan suggesties en opvattingen uit de organisatie.’

Het is ook een uitdaging om de juiste mensen te bereiken, voor een samenwerking tussen een team van acht medewerkers en de directie. Hoe weet je zeker dat iets niet het favoriete onderwerp van één medewerker is? Hoe weet je zeker dat je een thema te pakken hebt? Hoe kunnen het Focusteam en de directie zichtbaar maken dat ze werken aan thema’s die het verschil kunnen maken voor de medewerker? ‘Het belangrijkste is dat je medewerkers prikkelt’, meent Van der Marel.

‘Dus als het ze echt aangaat, en als ze echt geïnteresseerd zijn en er echt iets over te vertellen hebben, sluiten die medewerkers wel aan. We zitten nu in een fase waarin we zichtbaar willen zijn. Dus vertellen we wat wij aan het doen zijn en wat de organisatie van belang vindt. We gaan naar de medewerkers en naar locaties toe. Met elkaar praten om reuring te geven aan de fase waar we in zitten.’