Het is weer tijd voor de begroting

De begroting is onderdeel van de planning- en controlcyclus. Deze cyclus is, samen met de strategische beleidscyclus, essentieel in de uitvoering van het beleid van een organisatie. De ambtelijk secretaris heeft hierin een belangrijke rol. Hij kan ervoor zorgen dat de onderdelen van de cyclus bij de OR bekend zijn. Door de verschillende activiteiten (van jaarverslag, strategisch plan, kaderbrief, begroting en managementinformatie) vooraf in een jaarplanning uit te zetten, weet de OR wanneer van hem actie wordt verwacht.

Met de begroting wordt in kaart gebracht wat de verwachtingen zijn voor de toekomst. Ook worden hierin wensen beschreven: activiteiten die het management wil uitvoeren, investeringen die worden verwacht, projecten die uitgevoerd worden. Naast de financiële begroting is het van belang ook de investeringsbegroting en het projectenoverzicht op te vragen.

Met deze informatie ontstaat inzicht over wat er aan faciliteiten nodig is: mensen, materiaal, kapitaal (geld), et cetera. Het opstellen van een begroting is een iteratief proces. Het kan voorkomen dat de directie de plannen later moet bijschaven. Het is immers een verwachting voor de toekomst. Die toekomst kun je niet voorspellen, maar je kunt wel doordachte en onderbouwde inschattingen maken. De ambtelijk secretaris kan de OR stimuleren om te onderzoeken of de aannames in de begroting voldoende robuust zijn. Oftewel, de begroting staat centraal als middel om inzicht te geven en om vanuit daar tot keuzen te komen en plannen te maken.

De ambtelijk secretaris kan de OR stimuleren om eerst zelf helderheid te krijgen. Wat wil de OR in de komende periode bereiken? Waar wil hij zich hard voor maken? Wat zijn essentiële zaken die de OR wil bespreken? Als de OR dit inzicht heeft, kan hij kijken of dit ook zo in de plannen van de directie is verwoord. De begroting is aan het einde van de begrotingscyclus het document waarin de plannen van de directie financieel zijn verwoord.

Voor de ambtelijk secretaris is het dus belangrijk om de OR gericht te laten kijken naar de begroting. Zitten daarin ook de ideeën en uitgangspunten van de OR? Wordt er budget vrijgemaakt voor investeringen in personeel die de OR graag wil? Juist dat is het gesprek dat de OR moet voeren. Het gaat niet zo zeer over de plannen van de directie, maar over de ideeën van de OR en of die door de directie worden meegenomen.

Voor de ambtelijk secretaris is het daarom essentieel om aan de ene kant ervoor te zorgen dat er een goede planning wordt gemaakt. Zo moet het overleg over de algemene gang van zaken (artikel 24) op een juiste manier worden gekoppeld aan de planning- en controlcyclus. Daarnaast moet de OR gestimuleerd worden om ook zelf een beeld te hebben van doelen en resultaten om in de komende jaren te bereiken. Leg dit als OR vast in een uitgangspuntennotitie en gebruik dat in elk gesprek over de plannen en de begroting. En ten slotte is het goed om als ambtelijk secretaris de OR te stimuleren het goede gesprek te voeren. Wat wil hij bereiken en vooral: hoe kun je er met argumenten voor zorgen dat de bestuurder naar je luistert?

1. Stimuleer de OR om helderheid te krijgen over zijn doelen en prioriteiten voor de komende periode
2. Help de OR bij het identificeren van essentiële zaken die hij wil bespreken
3. Moedig de OR aan om de aannames in de begroting kritisch te onderzoeken
4. Zorg ervoor dat de OR gericht naar de begroting kijkt en controleert of zijn ideeën en uitgangspunten worden weerspiegeld
5. Stimuleer de OR om te pleiten voor budgetten voor investeringen in personeel die hij belangrijk vindt
6. Werk aan een goede planning, en zorg dat het overleg over de algemene gang van zaken wordt gekoppeld aan de planning- en controlcyclus
7. Moedig de OR aan om zijn doelen en resultaten voor de komende jaren in een uitgangspuntennotitie vast te leggen
8. Help de OR bij het voeren van effectieve gesprekken met de bestuurder en het ontwikkelen van overtuigende argumenten