Is een pilot advies of instemmingsplichtig?
Veel organisaties gebruiken pilots, maar is een pilot advies en/of instemmingsplichtig? Om hier een antwoord op te vinden is het belangrijk te definiëren wat een pilot precies is en vervolgens te kijken naar de jurisprudentie. Pilots zijn over het algemeen bedoeld om bijvoorbeeld een bepaalde werkwijze te onderzoeken op haalbaarheid en werkbaarheid in de praktijk. Het begrip ‘pilot’ komt niet voor in de WOR, maar regelmatig worden pilots in organisaties wel gedaan over instemmings- dan wel adviesplichtige aangelegenheden. Denk hierbij aan de arbeidstijdenregeling, arbeidsomstandigheden of een wijziging in de organisatiestructuur.
Wat is een pilot precies?
De Van Dale beschrijft een pilot als “iets wat als test dient”. Een pilot wordt dan gebruikt om tijdelijk een wijziging, invoering of intrekking van “iets” op beperkte schaal te testen. Doel is ervan te leren, eventuele aanpassingen te doen en op basis van de evaluatie terug te keren naar de oude situatie of het op grotere schaal implementeren in de organisatie. Een pilot is dus een test van een actie of situatie. Daarom is een pilot:
- Omkeerbaar: Is het mogelijk om na de pilot terug te keren naar de oude situatie of worden er structurele dingen gewijzigd? Sommige zaken zijn theoretisch omkeerbaar maar praktisch niet. Denk bijvoorbeeld aan een reorganisatie naar een zelfsturend team waarbij de manager al op een ander positie is geplaatst. In de laatste situatie kun je eigenlijk niet meer van omkeerbaarheid spreken.
- Tijdelijk: Tijd is een rekbaar begrip. Zowel een maand als vijf jaar kan ‘tijdelijk’ genoemd worden. Hier moet de OR evalueren welke tijd redelijk is om te testen. Oftewel, wat is voor deze pilot een goede periode om als test te dienen? En voor sommige pilots is dat korter of langer dan de ander. Over het algemeen is wel te stellen dat de meeste testen met een pilot binnen een jaar kunnen plaatsvinden. Maar dat ligt dus aan de casus.
- Meetbaar: Een pilot is een test en een test dient geëvalueerd te worden. Daarvoor is een nulmeting (T0) en een eindmeting (T1) nodig, met eventuele tussenmetingen. De criteria waarop je gaat testen, dienen vooraf bepaald te worden. Met welk doel wordt er een pilot gehouden? Wanneer is de pilot succesvol en wanneer niet? Hoe wordt dat gemeten? En hoe wordt de medezeggenschap betrokken? Deze zaken dienen vooraf bepaald te worden, zodat de OR daarop kan monitoren.
- Kleinschalig: Een pilot speelt zich vaak af op afdeling of teamniveau. Betreft het een kleine of een grote groep mensen en wat de is de impact van de pilot op deze mensen? Kortom, er is sprake van een pilot wanneer dit aan de bovenstaande voorwaarden voldoet.
Als het besluit niet tijdelijk, omkeerbaar, meetbaar of kleinschalig is, dan is er geen sprake van een pilot. Belangrijk is dus eerst met elkaar duidelijk te hebben of er sprake is van een pilot of niet. Vervolgens kijken we naar het recht om advies dan wel instemming te geven op de pilot. Veelal gaat een pilot om een test van een besluit dat de directie wil nemen. Er is in ieder geval in de wet geregeld dat bij belangrijke besluiten er advies- en instemmingsrecht is. Die adviesaanvraag komt er dus in ieder geval (na de pilot). Voor ons gaat het vooral om de vraag of de pilot zelf, advies- dan wel instemmingsplichtig is. In de rechtspraak en literatuur wordt er onderscheid gemaakt tussen pilots die zien op adviesplichtige onderwerpen en pilots die zien op instemmingsplichtige onderwerpen.
Pilots op adviesplichtige onderwerpen
Bij adviesplichtige onderwerpen wordt, in het geval van een pilot, gezegd dat er (nog) geen sprake is van een voorgenomen besluit. De organisatie wil immers een situatie testen. Na deze test volgt een evaluatie en pas daarna kan gesproken worden over een voorgenomen besluit tot invoering. Als de bestuurder voornemens heeft door te gaan, wordt een normaal adviestraject gevolgd. Om te beoordelen in hoeverre een ondernemingsraad toch adviesrecht heeft bij een dergelijke pilot, zijn de onderstaande criteria van belang:
- Hoe lang duurt de periode van de pilot?
- Hoe groot is de groep die geraakt wordt door de pilot?
- Wat is de aard van de groep die geraakt wordt door de pilot?
Deze criteria kan je gebruiken om het gesprek aan te gaan: “Is deze pilot een test of kunnen we praten over een daadwerkelijk voorgenomen besluit of invoering?” Als de pilot bijvoorbeeld onredelijk lang duurt of als het gaat om een grote groep kwetsbare medewerkers, is de kans groot dat de rechter oordeelt dat de pilot alsnog adviesplichtig is.
Pilots op instemmingsplichtige onderwerpen
De discussie over een pilot rond instemmingsplichtige onderwerpen is nogal complex. De rechterlijke uitspraken zijn zeer wisselend. Dit duidt erop dat de casus (oftewel de specifieke situatie) leidend is. Een algemene uitspraak, wel of niet instemmingsplichtig, is dus niet te geven. Waarom is een pilot over instemmingsplichtige onderwerpen zo complex? Omdat het juist bij dit type pilots gaat over personele regelingen die worden gewijzigd. Dat is lastig om te keren. Het gaat echter niet om het werkelijk wijzigen. Een pilot moet een test zijn. Dus waar ligt dan de grens tussen testen en daadwerkelijk invoeren?
Voorbeeld: een wijziging van werktijden is lastig terug te draaien omdat de werknemers al op basis van die andere werktijden gewerkt hebben.
Kortom: als er een wijziging van een personele regeling is, is dat instemmingsplichtig (de pilot dus ook) conform artikel 27 WOR.
Maar de rechter kijkt genuanceerd. Zo oordeelde de rechter in een zaak dat de pilot te lang duurde. En omdat de pilot daarnaast een grote groep kwetsbare werknemers betrof, was de pilot wel instemmingsplichtig. Maar in de casus van een track-systeem (personeelsvolgsysteem) werd geoordeeld dat dit slechts tijdelijk en omkeerbaar was… En dus was de pilot niet instemmingsplichtig.
Conclusie
In principe is een pilot dus niet advies- dan wel instemmingsplichtig. Als een pilot immers aan de criteria voldoet is het een beperkte test. Echter, het testen kan net iets groter zijn of de impact net iets dieper. Daarom is de vraag of een pilot advies- dan wel instemmingsplichtig is, nogal casuïstisch van aard. Begin het gesprek daarom eerst door informatie te verzamelen. Wat wordt onder de pilot verstaan? Wanneer, hoe, welke meting, welk effect? Maak vervolgens met elkaar afspraken over hoe je als medezeggenschap bij de pilot betrokken wil worden.
Als er discussie ontstaat over de formele en/of juridische kant van de betrokkenheid, lijkt het goed om overleg te plegen met een adviseur of juridisch specialist. Ga ook zelf op zoek naar jurisprudentie van een vergelijkbare casus. Zorg er in ieder geval voor dat je als OR elke pilot die wordt ingevoerd toetst aan de 4 voorwaarden die hierboven genoemd staan. En zelfs als de OR geen recht heeft op advies of instemming, hoeft dit niet te betekenen dat je als OR geen invloed kan hebben. Een verstandige bestuurder betrekt medewerkers om zo tot een kwalitatief betere besluitvorming te komen.
Een OR betrekken bij een pilot is een manier voor de medezeggenschap om van toegevoegde waarde te zijn. Dit kan bijvoorbeeld door te monitoren of het beoogde doel of resultaat met de pilot wordt bereikt. Of voorzie de bestuurder van een ongevraagd advies indien de bestuurder niet formeel om advies vraagt. Let wel: wanneer een pilot succesvol bevonden wordt en deze breder in de organisatie geïmplementeerd wordt, ontstaat alsnog het moment om een advies- dan wel instemmingsverzoek in te dienen (als dit nog niet is gebeurd).
Geschreven door Bob van Weert, organisatie-adviseur bij DeVerandermotOR. Leer meer over Bob bij "het team" of op LinkedIn.
