Thuiswerken voor de OR

In sneltreinvaart zijn we allemaal gaan thuiswerken. De coronacrisis heeft ons ertoe gedwongen. Daar waar sommige organisaties meer terughoudend waren met thuiswerken, zijn we nu gedwongen om ons aan te passen. Van thuis mogen werken werd het opeens een verplichting, een noodzaak. En vandaag de dag is thuiswerken niet meer weg te denken. Hoewel we zien dat een groot deel van de medewerkers ook weer naar kantoor wil, is er wel een wens om meer vanuit huis te werken. Dit wordt ook wel hybride werken genoemd. Omdat de omstandigheden van thuiswerken sterk veranderd zijn, is het essentieel duidelijke richtlijnen te maken. Het maken van een formeel thuiswerkbeleid is daarbij een basis. En juist daar wordt de laatste maanden bij allerlei organisaties veel tijd aan besteed. Soms heb je een crisis nodig om vooruit te gaan.

In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) wordt thuiswerken niet bij naam genoemd. Afspraken die over thuiswerken worden gemaakt, omvatten echter een aantal regelingen op het gebied van arbeidstijden, arbeidsomstandigheden en bescherming van persoonsgegevens. Ook kunnen er regels worden gesteld op het gebied van beoordelen en belonen of de wijze waarop het werkoverleg wordt vormgegeven. Op deze onderwerpen is het instemmingsrecht van toepassing. Natuurlijk voor zover dit niet in een CAO is geregeld. Adviesplichtige onderwerpen kunnen gevonden worden in bijvoorbeeld investeringen in ICT, werkplekken of aanpassingen van gebouwen.

Een regeling op het gebied van thuiswerken is op zichzelf dus niet advies- dan wel instemmingsplichtig. Als we thuiswerken definiëren als het strikje om diverse regelingen, dan heb je op die onderliggende thema’s vaak wel een formele positie. In ieder geval als een van die regelingen wijzigt.

Trouwens, als je als OR een thema als thuiswerken belangrijk vindt, kun je het sowieso natuurlijk op de agenda zetten en daar initiatieven op nemen. Een leuke adder onder het gras is de vraag of er thuis een werkplek wordt gemaakt en of de werkgever thuiswerken prima vindt. In het geval van het creëren van een werkplek valt dit onder een ander juridisch kader dan het gedogen dat mensen ook ergens anders werken maar dat de formele werkplek op kantoor is.

Met het massaal thuiswerken ontstaat nog een belangrijk risico. Vóór corona was duidelijk dat de werkgever verantwoordelijk was voor de werkplek. En daarmee werd ook gedwongen maatregelen te nemen om verzuim tegen te gaan en veiligheid te creëren. Maar hoe ligt die verantwoordelijkheid nu? Zeker als de organisatie alleen geld of materiaal beschikbaar stelt.

Het gaat echter niet alleen om de juiste tafel en stoel. Hoe gaat de werkgever ervoor zorgen dat een werknemer geen 7, 8 of 9 uur aan een stuk achter een laptop zit? Hoe kan een werkgever, met respect voor de privacywetgeving, medewerkers controleren of monitoren? Welke verantwoordelijkheid heeft de organisatie voor bijvoorbeeld RSI-klachten als medewerkers op de bank hangen met hun laptop op de schoot? Rechtspraak omtrent dit onderwerp, los van de noodzaak binnen de crisis, is er nog niet. Wat gaat een rechter bepalen in de toekomst? Gaat hij de letter van de wet volgen? Of is de geest van de wet belangrijker? De toekomst zal uitwijzen hoe de wet geïnterpreteerd moet worden. Dit zal dan ook mede richtinggevend worden voor hoe om te gaan met thuiswerken, en het nieuwe normaal wordt beoordeeld.

Thuiswerken kan bekeken worden vanuit het perspectief van de werkgever en dat van de werknemer. Waar komt dit samen? Daar waar het de grootste winst oplevert voor beide! Maar waar is dat precies?

Bekijken we thuiswerken vanuit de werkgever, dan is de vraag welk specifiek doel de werkgever nastreeft om werknemers thuis te laten werken. Gaat het om invulling geven aan goed werkgeverschap? Om jongeren te trekken die vanuit Bali, Spanje of Mexico ook prima kunnen inloggen? Of gaat de werkgever het thuiswerken vooral zien als een mogelijkheid om de kosten te verlagen? Als veel mensen thuis gaan werken, zijn er namelijk minder gebouwen nodig en kan het vastgoedbeleid op de kop.

In het geval van het besparen van kosten, is het essentieel het geheel goed te bekijken. Immers, als je als werkgever verantwoordelijk bent voor de werkplek, en die wordt thuis gecreëerd, dan kan dit in de papieren lopen. En welke investeringen worden dan gedaan om medewerkers te binden aan de organisatie? Hoe ziet een ontmoetingscentrum eruit? Is het wel zo dat thuiswerken leidt tot een besparing van kosten? Of worden de kosten niet gewoon verschoven van de werkgever naar de werknemer?

Dit roept de vraag op om thuiswerken onderdeel te laten zijn van een totaalvisie. Een bredere kijk op het werk, de werkverhouding, arbeidsomstandigheden en de cultuur. Dat begint met het duidelijk stellen van doelen. Gaat het om efficiënt werken? Is geld een drijfveer? Is motiveren of aantrekken van medewerkers het meest belangrijk? Oftewel, past het thuiswerken ook in de filosofie van de organisatie?

Vanuit de medewerker gezien zullen de wensen sterk uiteenlopen. Natuurlijk kan de een prima thuiswerken en daarmee productiever zijn. De ander is meer flexibel in het plannen van de tijd. Duidelijkheid in de richtlijnen en voorwaarden is in ieder geval belangrijk.

Dit inzicht kan het beste gecreëerd worden door het maken van een businessplan. Dit is een alles omvattend plan met daarin een helder beeld over het waarom en wat van het thuiswerken. Daarbij hoort tevens een duidelijke invulling van het: “hoe doen we dat?” op alle terreinen: van vastgoedbeleid tot arbeidsomstandigheden. Maar ook inzicht in de culturele aspecten en een duidelijke visie op het HR-beleid. Daarbij mag een financiële onderbouwing niet ontbreken.