De meeste werknemers binnen een organisatie weten dat de OR bestaat, maar weten vaak niet concreet wat de OR inhoudt. Het is daarom niet gek dat hier veel misconcepties over rondgaan. Ook OR-leden zelf lopen vaak rond met overtuigingen die misschien niet helemaal juist zijn. In dit derde deel van deze serie over “mythes over de rol van de OR” gaan we in op nog aantal van deze misconcepties (lees het vorige deel, hier).

Lid worden van een OR is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Als je je aanmeldt voor de OR vereist dat een bepaalde inzet. Als leden het OR werk niet voldoende serieus nemen dan komt de medezeggenschap niet tot zijn recht. Hierop kan de OR aangesproken worden door iedereen die werkzaam is binnen de organisatie. De achterban kan de OR wijzen op het niet naleven van het OR-reglement. Ook de relatie met de bestuurder wordt minder wanneer de OR onvoldoende verantwoordelijkheid neemt voor het medezeggenschapswerk.

Sommigen werknemers melden zich aan voor de OR omdat ze denken dat dit hen beschermd tegen ontslag, of een soort “immuniteit” geeft. Ten eerste is dat niet de juiste motivatie om bij de OR te gaan. En daarnaast mag je als OR-lid niet in je baan benadeeld worden voor het medezeggenschapswerk, zodat je functie als lid van de OR en als werknemer binnen de organisatie gescheiden blijven. Maar als jij in je functie niet goed functioneert of je niet aan de regels houdt, dan gelden nog steeds dezelfde ontslagregels als normaal à https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/ondernemingsraad/vraag-en-antwoord/wanneer-kan-ik-als-or-lid-ontslag-krijgen.

De achterban van de OR is iedereen in de organisatie buiten de raad van bestuur. Dus ook het management. Sterker nog, managers kunnen zelf ook deelnemen aan de OR, hoewel dat lastig kan zijn vanwege de dubbele rol die zij dan krijgen. Enerzijds maken ze de plannen (in de rol van manager) en aan de andere kant worden deze beoordeeld (in de rol van OR lid). Dit is vaak onhandig en daarom zijn sommige managers wat terughoudend bij het idee van het OR-lidmaatschap.

De agenda voor de OV (overlegvergadering) wordt in samenspraak gemaakt. Dus ook de OR mag thema’s op de OV-agenda zetten, waarvan zij vinden dat deze besproken dienen te worden. Dit wordt juist aangeraden, aangezien deze proactieve houding de medezeggenschap juist bevordert.

Er is een actieprogramma tegen seksueel overschrijdend gedrag gerepresenteerd door het kabinet. Het programma bestaat uit drie soorten maatregelen: maatregelen die de overheid zelf neemt, maatregelen die maatschappelijke sectoren en organisaties moeten nemen en maatregelen die uiteindelijk alleen slagen als de samenleving als geheel seksueel grensoverschrijdend gedrag en seksueel geweld niet langer accepteert door elkaar aan te spreken op ongewenst gedrag en slachtoffers te steunen¹. Voor de OR zijn vooral de maatregelen op organisatieniveau relevant.

Organisaties dienen processen in stand te brengen waardoor preventie, signalering en opvolging gestroomlijnd worden. Er moeten duidelijke afspraken komen over waar je naartoe kan gaan binnen een organisatie om zelf – of voor een ander – een melding te maken. Hiervoor moet voldoende en kwalitatief goede hulpverlening beschikbaar (en toegankelijk) zijn.

Volgens artikel 27 in de WOR heeft de OR instemmingsrecht op verschillende onderwerpen, waaronder het arbobeleid in de organisatie. Ook heeft de OR een stimulerende taak (de zorgplicht) bij het tegengaan van discriminatie in welke vorm dan ook (artikel 28 WOR).

De OR kan de achterban in beraad nemen om de sociale veiligheid binnen de organisatie te meten. Weet dat dit niet eenvoudig is vanwege de gevoeligheid van het onderwerp. Houd hier als OR rekening mee door bewust een keuze te maken over hoe je dit gaat onderzoeken. De sociale veiligheid op de werkvloer bespreekbaar maken in een overlegvergadering is dan een eventuele vervolgstap. Ook kan de OR hierbij initiatiefvoorstellen doen (artikel 23.3). Denk hierbij aan opstellen van richtlijnen en het aanscherpen van de klokkenluidersregeling. Ook kan de OR aandringen op de benoeming van vertrouwenspersonen, zowel intern als extern. Het liefst allebei, aangezien dit zoveel mogelijk obstakels uit de weg helpt, mocht iemand een melding willen doen.

Zoals hierboven benoemd, zou vertrouwenspersoon een van de mogelijke, effectieve oplossingen kunnen zijn. Een vertrouwenspersoon is een iemand bij wie men vertrouwelijke zaken kwijt kan, waaronder elke vorm van grensoverschrijdend gedrag. Het is belangrijk dat er zo weinig mogelijk drempels voor medewerkers zijn om naar de vertrouwenspersoon te stappen.

Een vertrouwenspersoon is nog niet verplicht binnen organisaties, maar dit zou spoedig kunnen veranderen. GroenLinks is in de Tweede Kamer gekomen met een initiatiefwet die (minstens) één vertrouwenspersoon in elke bedrijfsorganisatie verplicht stelt. Omdat het gaat over arbeidsomstandigheden en bedrijfsmaatschappelijk werk, is het logisch dat de OR instemmingsrecht krijgt op de aanstelling van een dergelijk vertrouwenspersoon. Dit valt namelijk onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad volgens artikel 27 in de WOR.

Een organisatie kun je vergelijken met een auto. In de auto zit een dashboard met een groot aantal meters, lichtjes en geluiden. Deze geven inzicht in de stand van zaken: waar ben je, hoe staat de motor ervoor, hoe hard rijd je? En soms branden er lichtjes waarbij je weet dat je naar de garage moet om de onderliggende problemen nader te laten onderzoeken.

Een soortgelijk dashboard wordt ook binnen organisaties gebruikt. Veelal in de vorm van wekelijkse, maandelijkse of managementinformatie per kwartaal. Belangrijk is te weten wat de doelstelling van het meten is. Wat wil je onderzoeken, monitoren of bijhouden? Zijn er strategische doelen en zitten we op de goede weg? Of wil een aandeelhouder vooral zien dat de marges goed zijn en juist op het verbeteren hiervan sturen? Ook financiers kunnen specifieke aandacht geven aan de organisatie door te kijken naar de mate waarin zij aan haar betalingsverplichtingen kan voldoen.

Kortom: meten is prima. Het is echter essentieel dat je vooral duidelijk hebt wat je in de gaten wilt houden. Wat is je doel? En welke kengetallen sluiten goed aan op het inzicht dat je wilt hebben?

Monitoren vindt plaats door gebruik te maken van kengetallen. Een kengetal wordt ook vaak KPI, ratio, verhoudingsgetal of kencijfer genoemd. Het is een verhoudings- getal of een absoluut cijfer dat gebruikt wordt om snel inzicht te geven. Vaak door zelf een berekening te maken of door uit bestaande gegevens (zoals een balans, winst- en verliesrekening of kasstroom- overzicht) specifieke informatie te halen.

Zo kan het interessant zijn om te kijken naar de liquiditeit van de organisatie (hoeveel geld is er werkelijk?) of naar de solvabiliteit (zijn we op langere termijn financieel gezond?) en het rendement (wat is het niveau van kosten ten opzichte van de omzet die we maken?).

Er zijn veel verschillende kengetallen en alles uit je hoofd leren is niet logisch. Belangrijk is aan de bestuurder of financieel directeur te vragen welke kengetallen voor jouw specifieke organisatie van belang zijn. Waar ligt hij ’s nachts wakker van? Als je weet welke kengetallen de bestuurder relevant vindt, kun je verder analyseren.

Een goede analyse met kengetallen bestaat uit de volgende vragen:

1. Welke kritische succesfactor (KSF) staat centraal? Wat wil je meten en waarom is dat van belang?
2. Welke kritische prestatie- indicatoren (KPI, het kengetal) geven hier inzicht in? Welk inzicht geeft de KPI, wat zegt het?
3. Hoe wordt de KPI berekend (formule)?
4. Welke norm is van toepassing en waar komt deze vandaan (benchmark, eigen norm, branche, wettelijk, et cetera)?
5. Wat is de uitkomst (nu en de ontwikkeling, wat is de trend)?
6. Welke mening heb je er over?

Voor de OR is het belangrijk om zicht te krijgen op de manier waarop de organisatie wordt aangestuurd. Als ambtelijk secretaris kun je daar prima sturing aan geven. Aan de andere kant... er zijn al genoeg mensen die de prestaties van de organisatie in de gaten houden. Ieder met zijn eigen invalshoek, kengetallen en meningen.

Juist daarom is het als OR belangrijk na te denken over welke kengetallen je zelf interessant vindt. Wat zijn je uitgangspunten? Wat wil je op termijn bereikt hebben? En dan vervolgens de vraag stellen: hoe kunnen we dit meten en monitoren? Juist deze informatie (met kengetallen) moet je opvragen.

Laat je dus niet verleiden door alleen maar te praten over de management- informatie die door de bestuurder wordt geleverd. Die is gekleurd en vooral bedoeld om hem inzicht te geven. Als OR wil je wellicht juist ook andere ontwikkelingen monitoren en bespreken. Laat je daarop informeren met kengetallen.

Ontwikkel dus je eigen managementrapportage of OR-cockpit!

Het recht van de OR op informatie is vastgelegd in artikel 31 WOR. Het informatierecht is een belangrijk recht en van belang om als OR goed te kunnen functioneren. Dit gaat ver. Zo dient bijvoorbeeld ook een concept-koopovereenkomst bij een fusie of de management letter bij de jaarrekening aan de OR beschikbaar worden gesteld¹.

De OR vertegenwoordigt de medewerkers op de diverse besluitvormingsniveaus. En hierbij is het belangrijk dat de OR open en transparant werkt. Niet voor niets zijn alle vergaderingen (van OV tot OR-vergaderingen) openbaar.

Het kan echter voorkomen dat het niet prettig is dat bepaalde informatie ook met iedereen in de organisatie wordt gedeeld. Daarom gaat dit informatierecht gaat hand in hand met de geheimhoudingsplicht.

In principe kan alle informatie die de OR van de bestuurder krijgt, onder de verplichting tot geheimhouding vallen. Dit is geregeld in art. 20 WOR. Het is belangrijk hier rekening mee te houden als OR. Het is echter niet gebruikelijk voor de bestuurder om de geheimhoudingsplicht standaard op te leggen. Belangrijk is dat het maar incidenteel gebruikt wordt—en alleen voor specifieke bedrijfsgevoelige informatie.

Wat onder de geheimhoudingsplicht valt, kan het beste worden aangegeven door de bestuurder. Door actief aan te geven dat een onderwerp niet met anderen gedeeld mag worden, is het voor iedereen duidelijk dat vertrouwelijkheid van toepassing is.

Maar ook OR-leden hebben zelf een verantwoordelijkheid. Als je “had kunnen weten dat” iets onder deze plicht valt, dan mag je hierover niet met anderen praten. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om gevoelige, financiële of persoonlijke informatie.

Deze laatste categorie (“je-had-het-kunnen-weten”) is erg lastig, daarom is het belangrijk hier expliciet navraag over te doen. Vraag je bestuurder of dit met anderen gedeeld mag worden of juist niet.

Zoals gesteld mag de bestuurder de OR geheimhouding opleggen. Het is echter storend als zij/hij een verhaal heeft verteld en achteraf aangeeft dat die informatie vertrouwelijk was.

Daarom staat in art. 20 WOR dat zoveel mogelijk vóór de behandeling, de geheimhouding wordt medegedeeld. Tevens wordt dan aangegeven op welke informatie het specifiek betrekking heeft, met die dit wel besproken mag worden en hoelang deze dient te duren.

Maar voor de zekerheid, dit zijn gedragsregels, dit is geen wetgeving. Mocht de bestuurder dus toch achteraf geheimhouding opleggen, dan lijkt het goed om een gesprek met elkaar te voeren over de wijze waarop je met elkaar omgaat.

De termen vertrouwelijk en geheimhouding worden binnen de medezeggenschap vaak door elkaar gebruikt. De WOR kent het begrip ‘vertrouwelijk’ niet, en spreekt alleen over ‘geheim(houding)’. De strekking van de begrippen is niet gelijk, ‘geheim’ is formeel geregeld. Voor de term ‘geheim’ zijn in de wet regels opgenomen over het opleggen en opheffen van geheimhouding en over de schending van geheimhouding. Voor informatie die als ‘vertrouwelijk’ zijn aangeduid, gelden die regels in principe niet.

De Hoge Raad heeft echter al eens geoordeeld dat aan beide begrippen soms (afhankelijk van de context) dezelfde wettelijke betekenis kan worden toegekend. Daarbij gaat het vooral om zaken die niet aan derden ter beschikking mocht worden gesteld of niet openbaar gemaakt mocht worden.

Juist omdat binnen de medezeggenschap beiden termen worden gebruikt, is het belangrijk vooraf met elkaar hier goede afspraken over te maken.

Het schenden van de vertrouwelijkheid, kan sterke gevolgen hebben². De bestuurder kan een strafrechtelijk onderzoek laten starten tegen een OR-lid wanneer hij/zij van mening is dat er sprake is van opzettelijke schending van de geheimhoudingsplicht. Deze schending is een strafbaar feit (op grond van 272 van het Wetboek van Strafrecht) en kan leiden tot ontslag, een geldboete of zelfs gevangenisstraf³.

Het is interessant te weten dat deze consequenties er meestal niet voor leidinggevenden zijn. Dat is ook een reden om informatie gewoon bij de bestuurder op te vragen. Dat kan onder geheimhouding. Lekken van informatie door een OR-lid is zeldzaam. Het gevaar ligt meer bij andere leidinggevenden of stafmedewerkers.

Als geheimhouding wordt opgelegd, kan de OR niet zomaar meer overleggen met de achterban of vakbond. Het is dan al helemaal verboden contact op te nemen met de pers. Wel mag de OR externe deskundigen raadplegen. Zij zijn ook gebonden aan de geheimhoudingsplicht. De bestuurder moet hier vooraf wel toestemming voor geven en een schriftelijke verklaring tekenen (art. 20 lid 4 WOR).

Natuurlijk kan een OR-lid van mening zijn dat het “in het algemene belang” belangrijk is om toch informatie te delen. Voor dit soort situaties kan ook beroep worden gedaan op de interne klokkenluidersregeling welke de bestuurder verplicht is op te stellen. Deze wet maakt het mogelijk dat wanneer er “het vermoeden van een misstand” is, dit via de interne klokkenluidersregeling ook extern gemeld kan worden.

Er moet natuurlijk, binnen een reële tijdsperiode, tijd komen voor de OR om met de achterban te kunnen overleggen. Dit is voornamelijk belangrijk bij adviesaanvragen die grote gevolgen hebben voor werknemers. Een geheimhoudingsplicht moet hierin niet belemmerend zijn. Mocht dit tot spanningen leiden, is het altijd mogelijk om de kantonrechter te vragen de geheimhouding op te heffen.

De meeste werknemers binnen een organisatie weten dat de OR bestaat, maar weten vaak niet concreet wat de OR inhoudt. Het is daarom niet gek dat hier veel misconcepties over rondgaan. Ook OR-leden zelf lopen vaak rond met overtuigingen die misschien niet helemaal juist zijn. In dit tweede deel van deze serie over “mythes over de rol van de OR” gaan we in op nog aantal van deze misconcepties (lees deel 1, hier).

Dit is niet zo. Nergens in de wet staat dat je je moet houden aan een bepaald budget. Wat er staat is dat de OR trainingen mag volgen of deskundigen mag inschakelen en dat de kosten redelijkerwijs voor de bestuurder zijn. Het is wel netjes om een inschatting te maken van de kosten die je als OR verwacht te maken in een jaar. Spreek dus niet van een budget maar van een begroting.

Dit is een aloude misconceptie, want dat staat nergens in de wet. Dat zou ook raar zijn. Want de termijn die de OR nodig heeft is afhankelijk van een aantal factoren (grote van de aanvraag, complexiteit, volledigheid van informatie, in welke mate de OR vroegtijdig is betrokken etc.). In de wet staat niet dat de OR een afweging moet maken tussen snelheid en zorgvuldigheid. Wel dat er minimaal 1 keer overleg is geweest en dat het in redelijke termijn gegeven moet worden. Maar wat is redelijk? Als de OR geen volledige informatie heeft, kan het redelijkerwijs geen goed advies geven. Daarom is het belangrijk om de bestuurder te laten weten wat je als OR nodig hebt om tot een advies te komen.

Dat is niet zo. De wet is het minimum en de relatie is het maximum. De WOR is dan ook een ‘kader wet’. Het geeft de contouren aan, maar de OR kan in samenspraak met de bestuurder zelf invulling geven over hoe medezeggenschap wordt gevoerd binnen de organisatie. Zo mag je als OR (in samenspraak) afwijken van sommige wettelijke bepalingen. Op die manier biedt de WOR ruimte om invulling te geven aan medezeggenschap passend bij de organisatie. Bijvoorbeeld, bij een organisatie die niet onder een cao valt zie je vaak een uitbreiding van het instemmingsrecht, beschreven in een convenant, welke aangeeft dat de bestuurder instemming vraagt aan de OR wanneer er een wijziging in de arbeidsvoorwaardenregeling plaats gaat vinden.