Geheimhoudingsplicht voor de OR

Het recht van de OR op informatie is vastgelegd in artikel 31 WOR. Het informatierecht is een belangrijk recht en van belang om als OR goed te kunnen functioneren. Dit gaat ver. Zo dient bijvoorbeeld ook een concept-koopovereenkomst bij een fusie of de management letter bij de jaarrekening aan de OR beschikbaar worden gesteld¹.

De OR vertegenwoordigt de medewerkers op de diverse besluitvormingsniveaus. En hierbij is het belangrijk dat de OR open en transparant werkt. Niet voor niets zijn alle vergaderingen (van OV tot OR-vergaderingen) openbaar.

Het kan echter voorkomen dat het niet prettig is dat bepaalde informatie ook met iedereen in de organisatie wordt gedeeld. Daarom gaat dit informatierecht gaat hand in hand met de geheimhoudingsplicht.

In principe kan alle informatie die de OR van de bestuurder krijgt, onder de verplichting tot geheimhouding vallen. Dit is geregeld in art. 20 WOR. Het is belangrijk hier rekening mee te houden als OR. Het is echter niet gebruikelijk voor de bestuurder om de geheimhoudingsplicht standaard op te leggen. Belangrijk is dat het maar incidenteel gebruikt wordt—en alleen voor specifieke bedrijfsgevoelige informatie.

Wat onder de geheimhoudingsplicht valt, kan het beste worden aangegeven door de bestuurder. Door actief aan te geven dat een onderwerp niet met anderen gedeeld mag worden, is het voor iedereen duidelijk dat vertrouwelijkheid van toepassing is.

Maar ook OR-leden hebben zelf een verantwoordelijkheid. Als je “had kunnen weten dat” iets onder deze plicht valt, dan mag je hierover niet met anderen praten. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om gevoelige, financiële of persoonlijke informatie.

Deze laatste categorie (“je-had-het-kunnen-weten”) is erg lastig, daarom is het belangrijk hier expliciet navraag over te doen. Vraag je bestuurder of dit met anderen gedeeld mag worden of juist niet.

Zoals gesteld mag de bestuurder de OR geheimhouding opleggen. Het is echter storend als zij/hij een verhaal heeft verteld en achteraf aangeeft dat die informatie vertrouwelijk was.

Daarom staat in art. 20 WOR dat zoveel mogelijk vóór de behandeling, de geheimhouding wordt medegedeeld. Tevens wordt dan aangegeven op welke informatie het specifiek betrekking heeft, met die dit wel besproken mag worden en hoelang deze dient te duren.

Maar voor de zekerheid, dit zijn gedragsregels, dit is geen wetgeving. Mocht de bestuurder dus toch achteraf geheimhouding opleggen, dan lijkt het goed om een gesprek met elkaar te voeren over de wijze waarop je met elkaar omgaat.

De termen vertrouwelijk en geheimhouding worden binnen de medezeggenschap vaak door elkaar gebruikt. De WOR kent het begrip ‘vertrouwelijk’ niet, en spreekt alleen over ‘geheim(houding)’. De strekking van de begrippen is niet gelijk, ‘geheim’ is formeel geregeld. Voor de term ‘geheim’ zijn in de wet regels opgenomen over het opleggen en opheffen van geheimhouding en over de schending van geheimhouding. Voor informatie die als ‘vertrouwelijk’ zijn aangeduid, gelden die regels in principe niet.

De Hoge Raad heeft echter al eens geoordeeld dat aan beide begrippen soms (afhankelijk van de context) dezelfde wettelijke betekenis kan worden toegekend. Daarbij gaat het vooral om zaken die niet aan derden ter beschikking mocht worden gesteld of niet openbaar gemaakt mocht worden.

Juist omdat binnen de medezeggenschap beiden termen worden gebruikt, is het belangrijk vooraf met elkaar hier goede afspraken over te maken.

Het schenden van de vertrouwelijkheid, kan sterke gevolgen hebben². De bestuurder kan een strafrechtelijk onderzoek laten starten tegen een OR-lid wanneer hij/zij van mening is dat er sprake is van opzettelijke schending van de geheimhoudingsplicht. Deze schending is een strafbaar feit (op grond van 272 van het Wetboek van Strafrecht) en kan leiden tot ontslag, een geldboete of zelfs gevangenisstraf³.

Het is interessant te weten dat deze consequenties er meestal niet voor leidinggevenden zijn. Dat is ook een reden om informatie gewoon bij de bestuurder op te vragen. Dat kan onder geheimhouding. Lekken van informatie door een OR-lid is zeldzaam. Het gevaar ligt meer bij andere leidinggevenden of stafmedewerkers.

Als geheimhouding wordt opgelegd, kan de OR niet zomaar meer overleggen met de achterban of vakbond. Het is dan al helemaal verboden contact op te nemen met de pers. Wel mag de OR externe deskundigen raadplegen. Zij zijn ook gebonden aan de geheimhoudingsplicht. De bestuurder moet hier vooraf wel toestemming voor geven en een schriftelijke verklaring tekenen (art. 20 lid 4 WOR).

Natuurlijk kan een OR-lid van mening zijn dat het “in het algemene belang” belangrijk is om toch informatie te delen. Voor dit soort situaties kan ook beroep worden gedaan op de interne klokkenluidersregeling welke de bestuurder verplicht is op te stellen. Deze wet maakt het mogelijk dat wanneer er “het vermoeden van een misstand” is, dit via de interne klokkenluidersregeling ook extern gemeld kan worden.

Er moet natuurlijk, binnen een reële tijdsperiode, tijd komen voor de OR om met de achterban te kunnen overleggen. Dit is voornamelijk belangrijk bij adviesaanvragen die grote gevolgen hebben voor werknemers. Een geheimhoudingsplicht moet hierin niet belemmerend zijn. Mocht dit tot spanningen leiden, is het altijd mogelijk om de kantonrechter te vragen de geheimhouding op te heffen.